なぜ出席率が下がるのか
申込から開催までに時間が空くと、参加者は申し込んだこと自体を忘れたり、予定が埋まったりします。出席率の低下は「関心がなくなった」からではなく、「思い出す機会がなかった」ことが主な原因です。だからこそ、適切なタイミングで思い出してもらう設計が効きます。
リマインドの基本タイミング
- 申込直後：サンクスメール＋カレンダー登録リンク
- 開催3日前：プログラムの再案内で期待を高める
- 前日：参加URLと開始時刻を明記したリマインド
- 当日朝/1時間前：「まもなく開始」の最終リマインド
カレンダー登録を促す
申込直後のメールに「カレンダーに追加」ボタンを設置するだけで、当日の予定確保率が上がります。GoogleカレンダーやOutlookに登録されれば、ツール側のリマインド通知も働き、二重に思い出してもらえます。
文面で意識する3つのこと
- 参加URLと開始時刻は本文の上部に大きく載せる
- 「何が得られるか」を一言添えて参加意欲を再喚起する
- 当日参加できない人にはアーカイブ視聴の案内も入れる
欠席者へのフォローも設計に含める
出席率は100%にはなりません。欠席者には「アーカイブ配信のご案内」を送ることで、申込時の関心を無駄にせずフォローにつなげられます。欠席者と出席者を分けてフォローすることが、次の商談化率を高めます。